Быстрый обмен информацией с партнерами и клиентами важен для любой компании. Ускорить обмен данными с контрагентами помогает почтовый клиент, встроенный в систему 1С Документооборот. С его помощью на основании писем, полученных от контрагентов по электронной почте, можно за пару кликов создать документ СЭД и автоматически передать его в работу (например, на рассмотрение или согласование).
Встроенный почтовый клиент «1С Документооборота» не только делает все, что и любая популярная почтовая программа (отправляет письма, передает файлы, отслеживает цепочки писем, отмечает важность флажками, проверяет орфографию и др.), но и значительно уменьшает количество действий в цепочке взаимодействия между компанией и контрагентом: пользователю не нужно вручную переносить данные из почты в СЭД для создания документа, мероприятия или записи в календаре, не нужно выгружать документ из СЭД чтобы отправить его адресату через внешнюю почту — все задачи выполняются в одной системе, без переключения в другие программы. Кроме того, почтовый клиент «1С Документооборота» значительно упрощает обработку писем, постановку задач сотрудникам и контроль их работы.
Почтовый клиент 1С Документооборота умеет больше, чем обычный почтовый сервис
Ключевые особенности и преимущества обработки корпоративной почты в «1С Документообороте».
1. Автоматическая обработка входящих писем
В любой компании офис-менеджер или делопроизводитель ежедневно выполняет рутинную обработку поступивших на общий корпоративный почтовый ящик писем: их надо распределить по папкам, перенаправить адресатам, отметить рекламные сообщения как спам.
В почтовом клиенте «1С Документооборота» первичную обработку входящей корреспонденции можно автоматизировать, используя специальную настройку «Правила обработки». Например, удобно настроить почту таким образом, чтобы все письма от клиентов автоматически попадали в заранее созданную папку «Клиенты», письма от сотрудников — в папку «Сотрудники», письма от нежелательных адресатов — в «Черный список», письма по проектам — в папки соответствующих проектов, системные письма — в папку «Уведомления». Таким образом, разбирать вручную потребуется лишь письма, не попавшие под правила.
2. Создавать на основании писем документы, мероприятия, записи календаря и т.д., не переключаясь между системами
Чтобы на основании письма создать документ, мероприятие, запись календаря или заметку не нужно переключаться между программами. Например, если контрагент прислал проект договора на согласование — получивший письмо сотрудник может в один клик создать из него документ СЭД и отправить его на согласование. Порядок согласования для каждого вида документа настраивается заранее, при внедрении системы. Во встроенном почтовом клиенте команда «Создать на основании/Документ» доступна из списка входящих писем.
3. Оперативно помещать вложенные файлы в общефирменную структуру папок
Если создавать документ на основании письма не требуется — можно одним движением мыши переместить вложенные файлы в общефирменную структуру папок с файлами, где они будут храниться и обрабатываться в соответствии с принятыми на предприятии правилами.
4. Ставить сотрудникам задачи и контролировать их выполнение
Из писем во встроенном почтовом клиенте можно не только создавать документы, но и ставить задачи сотрудникам, отслеживать порядок и сроки исполнения задач. Можно включать показатели работы в отчеты, если «1С Документооборот» используется для контроля рабочего времени и занятости сотрудников.
5. В два клика отправлять из СЭД документы контрагентам
Отправить контрагенту документ, созданный и хранящийся в СЭД, тоже можно прямо из карточки, в два клика. Достаточно использовать команду «Отправить»/ «По почте». Программа создаст письмо и автоматически заполнит большую часть его полей: укажет адресата, тему, вложит файлы.
Кроме того, почтовый клиент «1С Документооборота» позволяет:
- Настраивать интерфейс почты «под себя»;
- Быстро находить нужные письма и вложенные документы;
- Вести общие списки рассылки;
- Привязывать письма к документам, проектам, процессам;
- Прямо из письма переходить по навигационным ссылкам на документы программы;
- Работать с почтой «1С Документооборота» через мобильный клиент.
Все это существенно упрощает работу пользователей. Электронные письма, поступившие во встроенную почту «1С Документооборота», участвуют в корпоративном документообороте, ссылаются друг на друга, выводятся в отчеты и становятся основанием для старта бизнес-процессов. В связке с остальными объектами программы почта образует единое корпоративное пространство для эффективной совместной работы.
Как организовать работу с встроенным в «1С Документооборот» почтовым клиентом
Для эффективной работы с почтовым клиентом достаточно сделать несколько простых настроек:
- Создайте тематические подпапки для входящих писем. Папки можно создавать по отдельным отправителям (например, «От руководителя», «От Л. Румянцева»), по отделам («От бухгалтерии», «От отдела логистики»), по контрагентам («От фирмы N»), по направлениям работы («Проект L», «Дистрибуция», «Мероприятие Y») и другим актуальным для пользователя признакам.
- Для каждой папки укажите ответственного, назначьте права доступа;
- Определите тематические группы входящих писем и создайте правила обработки для каждой из них. По мере поступления писем, не попадающих под правила, добавляйте новые правила;
- Настройте автоматическое уведомление ответственных о новых письмах, так они оперативно получат информацию без участия офис-менеджера;
От оперативности согласования и подписания договоров, передачи контрагентам финансовых и других документов зависит скорость заключения сделок, качество выполнения заказов, своевременность оплат, а значит — и финансовый результат предприятия в целом. Встроенная почта «1С Документооборота» помогает поддерживать высокую скорость бизнес-коммуникаций.
