Переход на кадровый ЭДО

Кадровый электронный документооборот (КЭДО)

Трудовым законодательством предусмотрена возможность ведения работодателями электронного документооборота. Нормы, регулирующие электронный документооборот, появились в ТК РФ с 22.10 2021 (Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации").

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений (КЭДО) – это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой и оформленных в электронном виде. При этом электронные документы не дублируются на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).

Переход на ведение КЭДО для работодателей является добровольным. Работодатель самостоятельно принимает решение о необходимости введения подобного документооборота. То есть переходить на КЭДО не обязательно (ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ). Если работодателю удобно оформлять кадровые документы в бумажном виде, то можно продолжать вести их привычным способом.

Если работодатель принял решение о переходе на КЭДО, то ему необходимо:

• издать локальный нормативный акт (ЛНА) о введении КЭДО (например, Положение или Приказ работодателя). ЛНА принимается работодателем с учетом мнения профсоюза (при его наличии) (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ);
• разработать Положение о КЭДО. Этот локальный нормативный акт регулирует порядок ведения КЭДО у работодателя. ЛНА принимается работодателем с учетом мнения профсоюза (при его наличии) (ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ);
• уведомить работников о введении КЭДО и получить их письменное согласие. Исключение составляют работники, которые принимаются на работу после 31.12. 2021 и не имеют трудового стажа по состоянию на эту дату, – их уведомлять и получать согласие не требуется. В отношении таких работников КЭДО ведется по умолчанию (в случае его применения работодателем).
  Кадровый ЭДО ведется работодателем только в отношении работников, согласившихся на его ведение. Если работники не выразили согласие на переход на КЭДО или отказались от перехода, то работодатель продолжает вести кадровые документы таких работников в бумажном виде (ч. 4 и ч. 5 ст. 22.2 ТК РФ). Впоследствии работник может передумать и согласиться на переход.
  Если работник дал согласие на переход на КЭДО, то отозвать его нельзя, поскольку это не предусмотрено законодательством. Следовательно, работник не может прекратить взаимодействовать с работодателем через КЭДО по собственному желанию (п. 1 письма Минтруда России от 24.11.2022 № 14-6/ООГ-7321).
  Работодатель не вправе увольнять работников, которые отказались переходить на КЭДО, а также работников, у которых отсутствует электронная подпись (ч. 8 ст. 22.2 ТК РФ). Указанные ограничения не распространяются на работников, принятых на работу после 31.12.2021 и не имеющих трудового стажа по состоянию на эту дату. Таких работников можно уволить в случае отказа от перехода на КЭДО;
• обеспечить сотрудников электронными подписями, которые необходимы для КЭДО (ч. 12 ст. 22.2 ТК РФ).

Какие документы могут участвовать в кадровом электронном документообороте (КЭДО)?

Конкретный перечень документов для ведения КЭДО работодатель определяет самостоятельно с учетом установленных трудовым законодательством ограничений. В электронном виде можно оформить большинство кадровых документов, за исключением тех, которые указаны в ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ.

Работодатель может вести КЭДО в отношении следующих документов:

• трудовых договоров;
• договоров о материальной ответственности;
• ученических договоров;
• договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
• дополнительных соглашений к договорам;
• соглашений о расторжении трудовых договоров;
• приказов (распоряжений) работодателя (за исключением приказа (распоряжения) об увольнении работника);
• уведомлений об изменении определенных сторонами условий трудового договора;
• локальных нормативных актов;
• графиков отпусков;
• графиков сменности;
• графиков работы на вахте;
• согласий на перевод;
• заявлений об увольнении;
• отзывов заявлений об увольнении;
• объяснений;
• обязательств;
• других кадровых документов (уведомлений, требований, предложений, извещений, согласий, отказов, заявлений и т.д.).

КЭДО нельзя применять в отношении:

• трудовых книжек;
• сведений о трудовой деятельности работников, формируемых в электронном виде;
• акта о несчастном случае на производстве (по формам Н-1, Н-1ПС, Н-1ЧС, утв. приказом Минтруда России от 20.04.2022 № 223н);
• приказа (распоряжения) об увольнении работника (может составляться по унифицированным формам № Т-8 или Т-8а, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 или по форме, самостоятельно разработанной и утвержденной работодателем);
• документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда (в т. ч. тех, которые лично подписываются работником) (журнала регистрации вводного инструктажа, журнала регистрации целевого инструктажа, журнала регистрации инструктажа на рабочем месте).

Работодатель проводит для работников следующие виды инструктажей по охране труда: вводный, первичный инструктаж на рабочем месте, повторный, внеплановый и целевой.

С 1 марта 2023 года при создании кадровых электронных документов работодатель должен руководствоваться едиными требованиями к составу и формату электронных документов, связанных с работой, утв. приказом Минтруда России от 20.09.2022 № 578н (ч. 7 ст. 22.1 ТК РФ).

Кадровый электронный документ имеет следующую структуру:

• основная часть электронного документа представляет собой файл в формате PDF/A-1A;
• приложение электронного документа (при наличии), представленное в виде файлов;
• электронные подписи (при наличии) основной части и приложения, представленные в виде файлов;
• машиночитаемая доверенность, выданная для подписания электронного документа (при наличии). Она должна быть сформирована в соответствии с требованиями приказа Минцифры России от 18.08.2021 № 858;
• описание электронного документа.

Электронные подписи, которые могут использоваться в кадровом электронном документообороте (КЭДО)

Стороны трудовых отношений (работодатель и работник) подписывают электронные документы своей электронной подписью. Конкретный вид электронной подписи зависит от используемой работодателем информационной системы и подписываемых документов (ст. 22.3 ТК РФ).