Как в "1С:УНФ" вести учет спецодежды?

Как в "1С:УНФ" вести учет спецодежды?

В программе 1С Управление нашей фирмой учет спецодежды имеет ряд особенностей:

• учет ведется аналогично учету материалов, т.к. нет специальных возможностей;
• спецодежда передается в эксплуатацию в подразделения, а не сотрудникам;
• спецодежда списывается в расходы полностью при передаче в эксплуатацию документом "Перемещение запасов" с видом операции "Передача в эксплуатацию";
• cведения о спецодежде хранятся в справочнике "Номенклатура".

1. Раздел: Закупки – Номенклатура. Создайте новый элемент в справочнике "Номенклатура":
   • в поле "Тип" выберите "Запас";
   • в поле "Категория" выберите категорию номенклатуры из одноименного справочника (рекомендуем создать специальную категорию для учета спецодежды и спецоснастки);

     Рис. 1

     

   • если важен учет спецодежды в разрезе размеров, цветов или других характеристик, введите их по ссылке "Характеристики" на панели команд.

     Рис. 2

     

2. Раздел: Закупки – Приходные накладные. Для отражения покупки спецодежды создайте документ "Приходная накладная":
   • в поле "Склад" укажите место хранения спецодежды;

     Рис. 3

     

   • на закладке "Товары" в табличной части внесите информацию о закупленной спецодежде: номенклатуру, характеристики, количество и цену;
   • по кнопке "Провести и закрыть" или "Провести" закончите оформление поступления спецодежды на склад.

Как в "1С:УНФ" оформить передачу спецодежды в эксплуатацию?

В программе 1С:УНФ для передачи спецодежды в эксплуатацию используется документ "Перемещение запасов" с видом хозяйственной операции "Передача в эксплуатацию". Документом оформляется передача спецодежды со склада, на который ее приняли, в подразделение использования. При проведении документа стоимость переданной в использование спецодежды полностью списывается в расходы.

1. Раздел: Склад – Перемещения.
2. Создайте новый документ "Перемещение запасов" ко кнопке "Создать". В поле "Операция" выберите "Передача в эксплуатацию". Выбранная операция определяет состав полей в документе.

   Рис. 1

   

3. В поле "Получатель" выберете подразделение, в которое передается спецодежда. Обратите внимание, что в данном поле можно выбрать только элемент справочника "Подразделения".
   Если важно вести учет спецодежды по сотрудникам, то можно создать новое подразделение с названием, соответствующим ФИО сотрудника, которому выдается спецодежда. В выпадающем меню поля "Получатель" нажмите на "+". В форме создания нового подразделения в поле "Наименование" введите Ф.И.О. сотрудника, нажмите кнопку "Записать и закрыть". Созданное подразделение (с Ф.И.О. сотрудника) подставится в поле "Получатель".

   Рис. 2

   

4. В поле "Счет затрат" выберите счет учета расходов, на который будет отнесена стоимость спецодежды при передаче ее в использование. Для перехода к списку доступных счетов нажмите на ссылку "Показать все" в выпадающем меню поля "Счет затрат". Обратите внимание, что при проведении документа стоимость переданной в эксплуатацию спецодежды будет полностью списана в расходы на выбранный счет затрат.

   Рис. 3

   

   Чтобы видеть расходы на спецодежду отдельной статьей в отчетах, можно создать отдельный счет учета затрат, на который будет списываться стоимость спецодежды при передаче ее в эксплуатацию:
   • Нажмите на кнопку "Создать" в открытом списке счетов (рис. 4).

     Рис. 4

     

   • В форме создания нового счета заполните (рис. 5):
     • наименование счета учета затрат (например, "Спецодежда");
     • тип счета учета затрат (например, "Расходы (распределяемые на финансовый результат)" (стоимость спецодежды сразу будет учтена в расходах при проведении документа) или "Косвенные затраты" (стоимость спецодежды в момент проведения документа будет отнесена на затраты и в дальнейшем включена в расходы (согласно выбранной базы распределения) при выполнении обработки "Закрытие месяца");
     • способ распределения;
     • дополнительные данные.

       Рис. 5

       

   • Завершите создание счета по кнопке "Записать и закрыть". Выделите созданный счет и нажмите кнопку "Выбрать" (рис. 4). Счет подставится в поле "Счет затрат" документа (рис. 3).
5. На закладке "Спецодежда" в табличной части документа выберите передаваемую в использование спецодежду, характеристику (при необходимости), укажите количество.
   Для передачи спецоснастки, инвентаря и хозяйственных принадлежностей (инструментов) заполните соответствующие закладки.

   Рис. 6

   

6. По кнопке "Провести и закрыть" или "Провести" будет отражена передача спецодежды в эксплуатацию, а ее стоимость списана в расходы (учтена в затратах).

Как в "1С:УНФ" узнать, кому выдана спецодежда или инструмент?

Узнать, кому выдана спецодежда или инструмент можно с помощью отчета "Остатки товаров".

Для получения информации в удобном для анализа виде рекомендуем настроить в отчете дополнительные фильтры.

1. Раздел: Склад – Отчеты. Выберите отчет "Остатки товаров".

   Рис. 1

   

2. Настройте фильтры для более точного отображения результатов.
   Например, можно добавить фильтры по полям:
   • "Категория номенклатуры" (если спецодежда выделена в отдельную категорию);

     Рис. 2

     

   • "Тип места хранения".
     Добавьте фильтр для данного реквизита по ссылке "+ Добавить фильтр". В форме "Поля отбора" разверните группу "Место хранения", найдите в конце списка поле "Тип" и нажмите кнопку "Выбрать".

     Рис. 3

     

   В форме отчета справа на панели настроек появится поле-фильтр "Место хранения.Тип", выберите в нем значение "Подразделение".
   Если вы используете подразделения для обозначения ФИО сотрудников, которым выдана спецодежда, то такой фильтр позволит отобрать только спецодежду, выданную сотрудникам, и исключит из отчета спецодежду, которая лежит на складах и не передавалась сотрудникам.

   Рис. 4

   

3. Измените порядок строк для получения оперативной информации, сколько комплектов, какой спецодежды и кому выдано. Для этого справа на панели настроек разверните группу "Строки" и перейдите в режим изменения порядка строк по кнопке . Стрелками поднимите значение "Номенклатура" выше значения "Место хранения". Используйте возможность перемещения строк для получения отчета по остаткам спецодежды в различных разрезах.

   Рис. 5

   

4. Сформируйте отчет по кнопке "Сформировать".

   Рис. 6

   

Как в "1С:УНФ" оформить возврат спецодежды?

Возврат спецодежды из эксплуатации выполняется с помощью документа "Перемещение запасов" с видом хозяйственной операции "Возврат из эксплуатации".

1. Раздел: Склад – Перемещения.
2. Создайте новый документ "Перемещение запасов" ко кнопке "Создать".
3. Заполните документ:
   • в поле "Операция" выберите "Возврат из эксплуатации", от выбранной операции зависит состав полей в документе;
   • в поле "Отправитель" выберите подразделение-сотрудника, от которого возвращается спецодежда;
   • в поле "Получатель " выберите склад, куда возвращается спецодежда.

     Рис. 1

     

4. На закладке "Спецодежда" заполните табличную часть: выберите номенклатурную позицию возвращаемой спецодежды, уточните характеристику, укажите количество.
   Для возврата спецоснастки, инвентаря и хозяйственных принадлежностей (инструментов) заполните соответствующие закладки.

   Рис. 2

   

5. По кнопке "Провести и закрыть" или "Провести" спецодежда будет возвращена на склад хранения.
   Обратите внимание, что произойдет только количественное перемещение спецодежды. Стоимость уже была списана на затраты при передаче в эксплуатацию.
   Для дальнейшей передачи можно использовать этот же документ с операцией "Перемещение". В этом случае будет произведено перемещение спецодежды между подразделениями (сотрудниками).

Как в "1С:УНФ" отразить списание спецодежды?

Списание спецодежды (по истечении срока эксплуатации, порче, приведении в негодность и др.) происходит по общим правилам списания запасов с помощью документа "Списание запасов".

1. Раздел: Склад – Списания.
2. Создайте новый документ "Списание запасов" ко кнопке "Создать" и заполните его:
   • счет, выбранный в поле "Корреспонденция", значения не имеет, поскольку спецодежда списывается со счета учета запасов только в количественном выражении.
   • в поле "Склад" укажите подразделение (сотрудника), с которого списывается спецодежда.

     Рис. 1

     

   • На закладке "Запасы" Заполните табличную часть документа: выберите номенклатурную позицию списываемой спецодежды, уточните характеристику и укажите количество.

     Рис. 2

     

3. По кнопке "Провести и закрыть" или "Провести" спецодежда будет списана со счета учета запасов в количественном выражении.
   Обратите внимание, что списание стоимости спецодежды на затраты происходит в полной сумме в момент проведения документа "Перемещение запасов" с видом операции "Передача в эксплуатацию".